En entreprise, la gestion des archives est un indispensable pour garantir la sauvegarde des documents. Malheureusement, nombreuses sont celles qui lésinent sur cet aspect, s’exposant à des conséquences pour le moins dommageables. Découvrez les risques encourus lorsque vous gérez mal votre documentation.

Les pertes de documents d’une extrême importance 

Le grand risque lié à une mauvaise gestion des documents est énorme. Quand on parle d’archivage, il n’est pas question que des archives papier, mais également de la gestion des versions électroniques liées à la dématérialisation de documents. La mauvaise gestion des archives peut avoir pour conséquence la perte pure et simple de ces données.

Pour une entreprise qui doit conserver ses pièces comptables sur plusieurs années, le risque est considérable. Imaginez une inspection et un audit de votre entreprise par un organisme public. Sans documents comme preuve de vos activités, c’est toute la structure de l’entreprise qui peut se retrouver ébranlée. Cela témoignerait d’un véritable manque de professionnel, ce qui vous discrédite.

Les pertes de temps dans la recherche

Grèce : L'affaire Novartis, un scandale aux airs de déjà-vu – Comité  Grenoblois Grèce-Austérité-EuropeL’autre conséquence liée à une mauvaise gestion documentaire est la perte de temps. En effet, quand bien même les documents sont stockés, il est important qu’ils le soient dans un ordre chronologique qui puisse faciliter leur consultation. Les documents non datés ou regroupés en liasse sont très difficiles à retrouver. 

Cela engendre une perte de temps considérable quand il s’agit de les retrouver pour une consultation urgente. Si vos archives sont numérisées, une mauvaise gestion peut entraîner la suppression d’un document par erreur. De fait, il peut arriver que, par mauvaise manipulation, des documents soient supprimés par un collaborateur.

La destruction précoce des documents liés à une mauvaise conservation 

Si l’on en sait beaucoup sur l’Histoire, c’est en grande partie parce que les historiens ont retrouvé des parchemins et autres documents bien conservés. Cela risque de ne pas être le cas de votre entreprise en cas de mauvaise gestion, pour deux raisons.

La fragilité des documents papier 

Une conservation sous forme papier dédiée aux archives fait courir le risque d’une destruction dans le temps. Le papier reste une matière très fragile et les sinistres comme les incendies et inondations sont imprévisibles. Si votre assureur est une bouée de sauvetage sur le plan financier, elle ne pourra rien pour vos documents mal rangés. Ainsi, il est de bon ton de prévoir un service d’archivage spécialement attaché à la gestion et du stockage de votre paperasse.

Les risques liés à l’environnement immédiat

Bunker, Archives, DocumentsBien que les risques soient minimes, vous n’avez pas la pleine assurance de retrouver vos documents en bon état, après quelques années. Cela est simplement dû aux termites, à l’humidité, etc.

Une bonne gestion implique :

  • de dépoussiérer les documents à intervalles réguliers ;
  • de désinfecter le local où ils sont entreposés ;
  • et de protéger les papiers des moisissures.

Ce dernier point est crucial, surtout lorsque l’étanchéité de la pièce n’est pas garantie. Croyez-le, vous ne voudriez pas vous servir d’un document à moitié rongé et illisible comme preuve au cours d’une procédure judiciaire.

Une confidentialité compromise 

L’autre aspect du problème est la sécurité et la confidentialité que doit garantir l’entreprise vis-à-vis de ses documents. Selon votre domaine d’activité, le respect du secret professionnel est indiscutable. Une mauvaise gestion de l’archive peut ainsi exposer le contenu de ces documents aux regards indiscrets. La vie privée de vos clients sera donc grandement menacée, vous exposant à des poursuites.

Vous l’aurez compris, à tout égard, la mauvaise gestion documentaire est une épée de Damoclès pour vous et vos collaborateurs. Prendre des mesures idoines peut être onéreux, mais sera toujours plus avantageux.

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