Au fur et à mesure que votre entreprise croît, le nombre de notes de frais à régler augmente en même temps que les démarches administratives qui en résultent. La gestion des dépenses et le flux de trésorerie étant considérés comme l’un des principaux challenges pour le service financier. De ce fait, la gestion des notes de frais devient un cauchemar pour la plupart des entreprises et elle génère souvent des préoccupations. La gestion manuelle des notes de frais devient alors plus compliquée pour le département finance et ceci à divers niveaux : récupération, vérification et remboursement de milliers de notes de frais. Grâce aux dernières avancées technologiques, le management des notes de frais peut être aisément automatisé. Comment se font rembourser les notes de frais engagées ? Quelles sont les raisons d’adopter les solutions de gestion des notes de frais ?
Sommaire
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Les notes de frais désignent les dépenses effectuées par les salariés dans le cadre de leur activité professionnelle. Les salariés doivent présenter un justificatif des notes de frais à leur employeur qui a la responsabilité de les rembourser. Plusieurs modalités de remboursement existent et il revient à l’employeur de choisir celle de son choix. La gestion de l’ensemble de ces justificatifs représente une charge administrative phénoménale tant pour le salarié que pour l’employeur. De nombreuses néo-banques et banques en ligne professionnelle proposent donc de digitaliser ce processus pour gagner en temps et en efficacité.
Comment se faire restituer les notes de frais engagées ?
- Le système de remboursement aux frais réels ;
- Le remboursement forfaitaire ;
- La déduction fiscale personnelle.
Le système du remboursement aux frais réels
Le système du remboursement aux frais réels consiste à restituer le montant exact des sommes dépensées par l’employé, sur présentation de la facture d’achat (une facture de restaurant, un ticket de transport, de stationnement ou de péage, etc.). Il est donc essentiel que ce dernier conserve les justificatifs de chacune de ses dépenses. Le remboursement de ces frais ne doit pas être déduit du salaire versé. L’employeur peut définir un délai dans lequel les notes de frais peuvent être restituées. Pour que ce remboursement se déroule convenablement, il faudrait donc que le salarié fournisse l’ensemble des pièces justificatives exigées par son employeur.
Le système de remboursement forfaitaire
Le système de remboursement forfaitaire constitue un remboursement selon un forfait alloué à l’employé qui devient le seul responsable de ses frais professionnels. Il n’y a plus de notes de frais à transmettre. Le coût du forfait est établi en avance, en accord avec le barème de l’URSSAF. Le paiement forfaitaire remplace alors le remboursement au fil de l’eau par les frais réels. Il permet de réduire toutes les contraintes administratives liées à l’établissement d’une note de frais, spécialement la conservation des factures. Finalement, ce système de remboursement soulage le travail du service comptabilité. Toutefois, il est intéressant seulement si le collaborateur concerné doit réaliser des dépenses récurrentes dans le cadre de sa mission. Les frais de télétravail par exemple, de plus en plus courants, sont habituellement rétrocédés par forfait. Il faut noter que seuls les salariés peuvent profiter de ce mode de remboursement forfaitaire (impossible à définir pour un dirigeant).
La déduction fiscale pour les frais professionnels
La déduction fiscale pour les frais professionnels constitue une autre manière de recouvrer les sommes qui ont été investies dans le cadre d’une activité professionnelle.
La déduction fiscale pour les frais professionnels est appliquée sur le salaire du collaborateur ou du dirigeant, dans le cadre de son imposition personnelle à l’impôt sur le revenu. Elle s’élève à environ 10 % et elle est bornée à environ 7 000 euros par an.
Il faut noter que dans la majorité des cas, le remboursement n’est pas dévoilé sur le bulletin de paie du salarié.
Que retenir des justificatifs de note de frais ?
Une note de frais sans justificatif n’est pas prise en compte par l’employeur. En effet, pour le chef d’entreprise, les remboursements de notes de frais sont exemptés de charges salariales. L’administration fiscale vérifie donc que ces remboursements ne dissimulent pas des compléments de salaires. Les justificatifs de la dépense sont les preuves et ils peuvent être en format physique ou virtuel. Mais, dans tous les cas, ils doivent être conservés par l’employeur en cas de contrôle. Il n’existe pas de modèle défini de note de frais, cependant de nombreux éléments doivent être perceptibles pour qu’une note de frais soit approuvée :
- La date de l’opération ;
- Le nom du collaborateur concerné ;
- Le montant de l’opération ;
- Le motif de l’opération.
En fonction des dépenses effectuées, d’autres critères peuvent être pris en compte. Ainsi, pour les indemnités kilométriques, il est bon de préciser le lieu du déplacement ainsi que son motif et la distance parcourue. Au cas où vous perdriez votre justificatif de paiement, il est possible de réaliser une attestation sur l’honneur pour note de frais qui vous permettra certainement d’être remboursé.
Quels sont les avantages d’opter pour un logiciel de gestion des notes de frais ?
Les solutions digitalisées dans le cadre de la gestion des notes de frais présentent plusieurs avantages :
La réduction des erreurs de saisies et des pertes de données
Il est clair que la gestion manuelle des notes de frais occasionne souvent des erreurs au niveau de la saisie des données, du calcul des indemnités kilométriques ou de la conversion des montants en devise étrangère. Ces erreurs peuvent provoquer des pertes financières non dérisoires pour l’entreprise. Un logiciel pour la gestion des notes de frais présente plusieurs fonctionnalités telles que la saisie automatique des factures, la conversion automatique des devises ou encore les barèmes des frais kilométriques. En choisissant l’automatisation de votre gestion des notes de frais, vous débarrassez vos collaborateurs de la saisie manuelle et le contrôle des notes de frais deviendra votre unique mission. Toutes les autres étapes de ce processus seront complètement automatisées par la solution mise en place.
Une meilleure gestion pour les entreprises internationales
Sans une solution efficace, la gestion des notes de frais devient un véritable problème pour les entreprises internationales qui se retrouvent dans l’incapacité de fusionner toutes les dépenses professionnelles de chaque filiale. Par ailleurs, les devises sont modifiées d’un pays à l’autre, ainsi que les réglementations en vigueur et les droits des collaborateurs. Tout ceci rend laborieuses au siège et au service comptable la gestion de l’ensemble des dépenses engagées et la vérification des données collectées pour tirer des conclusions. La solution de digitalisation de la gestion des notes de frais est un outil indispensable pour les entreprises internationales et elle s’avère être très efficiente. On note par exemple que + 1500 clients utilisent ManaTime qui est un logiciel de gestion des notes de frais très performant. En effet, la gestion des notes de frais automatisée favorise un groupement des frais engagés par tous les collaborateurs, une sécurité lors de l’envoi et un transfert rapide des données au niveau mondial. Elle permet aussi aux dirigeants et au service comptable d’avoir en temps réel toutes les données de l’entreprise leur permettant ainsi de prendre les bonnes décisions et de se garantir un pilotage optimal du processus de gestion des notes de frais.
Une optimisation de la productivité des collaborateurs
La gestion manuelle des notes de frais représentait une perte de temps considérable pour les employés. En effet, les employés devaient faire à chaque fin de mois une liste des dépenses, saisir et justifier ces différentes dépenses effectuées dans le cadre de leur activité professionnelle. Ce processus assez fastidieux et conséquent occasionne souvent des erreurs qui influencent négativement les finances de l’entreprise. Grâce aux solutions de gestion des notes de frais, les erreurs sont réduites et le logiciel trouve un temps conséquent aux collaborateurs, ceci à plusieurs niveaux : la saisie, les montants à rembourser (HT et TTC). Le logiciel révèle également les taux de TVA appliqués. Toutes ces étapes sont donc automatisées, permettant aux employés de se focaliser sur leur travail et de gagner en productivité.
La simplification dans la récupération de la TVA
La récupération de la TVA peut constituer une tâche très chronophage et complexe, particulièrement lorsqu’elle est effectuée manuellement. Les entreprises qui font encore usage de ce système et qui sont assujetties à la TVA n’ont pas encore une idée des montants perdus lors de la saisie manuelle des notes de frais. En effet, l’entreprise est en mesure de retrouver la TVA payée sur les dépenses engagées par ses collaborateurs.
La réalisation d’énormes économies
Une solution de gestion des notes de frais permet à votre entreprise de gagner considérablement du temps et par conséquent d’optimiser votre rendement. En effet, le traitement rapide et la validation accélérée des notes de frais limitent les erreurs et permettent à tous vos employés de se concentrer sur les objectifs à atteindre. La gestion des notes de frais automatisée allège le processus à tous les intervenants, du collaborateur qui présente ses frais, au comptable en passant par les validateurs, tout en veillant au respect des règles de dépenses et du budget de l’entreprise.
